La comptabilité de votre association, entre bénévolat et obligations réelles
Club sportif, structure culturelle, association de quartier : tant que votre budget reste modeste, un cahier suffit. Le jour où vous recevez une subvention publique conséquente, où vous embauchez ou où vous vendez, votre cadre change, et votre trésorier bénévole se retrouve seul avec des questions qui n’en sont plus.
Ce que la loi de 1901 n’impose pas, et ce que le reste impose
Le texte fondateur des associations est d’une grande simplicité : il organise la liberté de s’associer, pas la tenue de vos comptes. Vos obligations comptables viennent d’ailleurs, et par étages : du montant des subventions que vous recevez, de votre statut d’employeur, de l’activité économique que vous exercez, ou d’un agrément que vous avez demandé.
D’où une confusion fréquente : votre voisine, de taille comparable, peut avoir des obligations très différentes des vôtres. Votre question n’est jamais « une association doit-elle tenir une comptabilité », mais « laquelle de ces situations nous concerne, nous ».
Les trois déclencheurs
- Régime juridique
- loi du 1er juillet 1901
- Déclencheur 1
- subventions publiques au-delà d’un seuil
- Déclencheur 2
- emploi de salariés
- Déclencheur 3
- activité lucrative caractérisée
- Conséquence possible
- comptes annuels, audit légal, fiscalisation
Les subventions publiques changent le régime
Au-delà d’un certain montant annuel de subventions publiques, vous établissez des comptes annuels et vous les faites certifier. Le seuil relève du domaine réglementaire et a évolué : vérifiez-le à la date de votre convention, pas d’après le souvenir de l’année précédente.
À cela s’ajoutent les obligations propres à chacun de vos financeurs. Une collectivité, une caisse d’allocations familiales ou une agence régionale vous demandent chacune un compte rendu financier dont le format ne se déduit pas de vos comptes annuels. Un cabinet habitué au secteur associatif vous prépare les deux en même temps.
La fiscalisation, un sujet mal compris
Votre association n’est pas exonérée d’impôts par nature. Elle l’est tant que votre gestion est désintéressée et que votre activité ne concurrence pas le secteur commercial dans des conditions similaires. Votre buvette, votre billetterie, vos prestations vendues à des entreprises : chacun de ces flux se regarde séparément.
Quand une activité lucrative se développe chez vous sans mettre en cause le caractère non lucratif de l’ensemble, la sectorisation permet de l’isoler. C’est une construction technique : elle se met en place à froid, et elle s’écrit.
Ce que change pour vous l’emploi d’un premier salarié
Passer d’une association entièrement bénévole à une association employeuse est le saut le plus brutal : déclaration préalable à l’embauche, convention collective applicable, bulletins de paie, déclaration sociale nominative, et une trésorerie qui doit désormais tenir un calendrier que vous ne choisissez plus.
Beaucoup de structures découvrent à ce moment-là que leur suivi ne suffit plus, parce qu’une subvention notifiée n’est pas une subvention encaissée. Si vous en êtes là, c’est le bon moment pour faire regarder vos comptes.
Où ce sujet se pose, sur la zone couverte
Chaque page de commune dit le problème comptable qui revient le plus souvent chez les dirigeants installés là. Deux d’entre elles touchent directement au sujet de cette page, et l’une est peut-être la vôtre.
Questions fréquentes
Une petite association doit-elle établir un bilan ?
Pas nécessairement. Sans salarié, sans subvention importante et sans activité lucrative, votre suivi de recettes et de dépenses, assorti d’un rapport financier à votre assemblée générale, suffit le plus souvent, sauf si vos statuts en demandent davantage.
Le trésorier bénévole engage-t-il sa responsabilité ?
Oui, sur ce point vous êtes un dirigeant comme un autre : la responsabilité d’un bénévole peut être recherchée en cas de faute de gestion. C’est une raison suffisante, et légitime, pour faire relire vos comptes.
Une association peut-elle récupérer la TVA ?
Seulement si vous êtes assujettis, donc si vous exercez une activité soumise. La plupart des associations non lucratives ne le sont pas : vous supportez la TVA sur vos achats sans pouvoir la déduire.